Ügyvitel Macintosh-módra

Hazánkban is megjelent a nagy múltú nemzetközi szoftvercég, a Hansa Business Solutions szofvercsaládjának legújabb, 4.1-es verziója. A szoftver igazi mac-gyerek, fejlesztése 15 éves múltra tekint vissza, szinte majdnem egyidõben kezdték fejleszteni a Microsoft híres Word for Mac-jével. Teljes egészében Macintosh gépeken fejlesztett, öt európai ország együttmûködésével készülõ szoftverével sikerült a világ vezetõ ügyviteli szoftvert készítõ cégeinek élvonalába kerülni, jelenleg több 55 000 különálló installációval.

A PC-s világban évtizedek óta megtalálhatóak kisebb-nagyobb szoftvercégek termékei, melyek a felgyorsult gazdasági életben próbálnak lépést tartani az egyre növekvõ felhasználói igényekkel. Egészen mostanáig hazánban kénytelenek voltunk PC-t használni számlázási-könyvelési feladataink elvégzésére. A külföldi bemutatóval szinte egyidejûleg hazánkban is megjelent HansaWorld 4.1 Mac OS X-re készült verziója, amely felébreszteni készül a Macintosh gépeken mûködõ ügyviteli szoftvereket 100 éves csipkerózsika álmukból. Nem is akárhogyan. Jelenleg ugyanis a Hansa szoftvere az egyetlen ügyviteli alkalmazás, amely Mac OS X alatt fut.

Magyarországon három méretben megjelent szoftver egyik alapvetõ tulajdonsága, hogy képes együtt növekedni az õt használó cég elvárásaival, méreteivel. Legkisebb változatában egyszerû számlázó és pénztárkönyv funkciót kapunk, mely teljes egészében képes kielégíteni az egy-két személyes cégek igényeit. Már itt is fellelhetõ a szoftver egyik alapvetõ tulajdonsága: teljesen integrált, így minden feladatot csak egyszer kell elvégezzünk, a változások a szoftver minden moduljában azonnal rögzítésre kerülnek. Az ügyviteli alkalmazások egyik legfontosabb tulajdonsága kell, hogy legyen a modularitás. Ez azt jelenti, hogy az igényeknek megfelelõen lehessen bõvíteni szoftverünk funkcionalitását. A Hansa legkisebb, Hansa First elnevezésû szoftverváltozatát ennek az elvnek a jegyében kiegészíthetjük még készletnyilvántartással, szerzõdés nyilvántartással, vevõrendeléssel valamint enged-ménykezeléssel is. Ezen konstrukcióval bármely kisebb kereskedelmi cég napi ügyviteli folyamatait elvégezhetjük. Már a legkisebb verzióban is "alapfelszereltség" a több valuta kezelése, a teljes körû analitika nyilvántartása, az automatikusan készülõ kamatszámlák, felszólítások, pénztári bizonylatok kezelése. A következõ lépcsõfok a Hansa SBE azaz Small Business Edition, amely már rendelkezik a távoli eléréshez szükséges feltételekkel.

A Hansa a kliens-szerver architektúrára épülve akár interneten, akár VPN-en keresztül egy mobilte-lefon adta sávszélességgel is lehetõséget nyújt arra, hogy a világon egyedülállóan megbízható és gyors kapcsolatban maradhatunk ügyviteli rendszerünkkel. Nincs szükség bonyolult informatikai rendszerre, ugyanis a szoftver a két végpont között beépített titkosításán túl az adatforgalmat is titkosítja. E tulajdonságával, valamint, hogy akár PDA-n is használható ideális lehet a több telephellyel rendelkezõ cé-geknek, az értékesítõkkel dolgozó cégeknek egyaránt.

Az SBE verzióban a könyvelés modul is integrálva lett, így a szoftver használatával tizedére csök-kenhet a könyvelõ által végzett munka mennyisége. Ennek kombinációja a távoli eléréssel nagyban elõsegíti a naprakész gazdasági információkhoz jutást, a gyors döntéseket. Ennek a pozitív, profitnövelõ hatása nyilvánvaló. Vegyünk egy normál kereskedelmi folyamatot: szállítótól megrendelt árut egy-szer a szállítórendelésen rögzíteni kell, a szoftver kinyomtatja a testre szabott rendelésformátumot. Az áru beérkezésekor egy gombnyomással betárolhatjuk az árucikkeket a raktárba - kiegészítve esetleges egyéb információkkal, mint vonalkód, szériaszám, stb. - majd egy gombnyomással elkészíthetjük a könyvelés számára a szállítószámlát. Ezen mûvelet során természetesen az összes kapcsolódó modulban megtörtént az adatok rögzítése, így kimutatást kaphatunk a szállítási késedelemtõl a nyitott tételeken át egészen a lejárt szállítószámlák listájáig. Az összes rögzített tételhez, számlához, kartonhoz mellékletet adhatunk, amelyet a gémkapocs gombbal tekinthetünk meg. Így kiváltható akár a számlák, szerzõdések papíralapú tárolása, elegendõ beszkennelni és hozzátûzni az adott rekordhoz. A szoftver vevõ és szállítórendelés modulja szintén integrált kapcsolatban van egymással, így a felmerült vevõ-rendelésbõl azonnal készíthetünk foglalást, vagy akár szállítórendelést is. Az így rögzített rendelést egy gombnyomással kitárolássá alakíthatjuk, majd abból azonnal számlát, bevételi pénztárbizonylatot készíthetünk.

Napjainkban hazánkban is rohamos fejlõdésnek indult internet használat sávszélesség növekedésével párhuzamosan egyre több szoftver képes távoli elérést biztosítani, szinte helyi hálózati sebességgel. A HansaWorld szoftverei 8(!)kbit/s minimális sávszélességet kívánnak meg, természetesen ezt már a modemes kapcsolat is 6-7-szer túlteljesíti. Ezen gyors elérést a program hálózati forgalomra optimali-zált kódja teszi lehetõvé, amelyben minden elküldött "csomag" egyszerû karakter sorozatként kerül kézbesítésre (1,5kb/csomag), míg a grafikus felület megjelenítése nem indukál hálózati forgalmat. Talán kevés fontosabb informatikai felhasználási területe van a távoli elérésnek, mint az ügyvitel, ahol adataink gyors és pontos, helyhez nem kötött elérése sok idõ és pénz megtakarítást eredményez. A szoftverben lévõ könyvelõ modul segítségével az integráltságnak köszönhetõen elõkészített "anyag" fogadja a könyvelõt, aki az interneten keresztül bejelentkezik hozzánk, ott elvégzi a szükséges egyeztetést, valamint lekönyveli az esetleges olyan tételeinket, ami automatizmussal nem könyvelhetõek. Mindezt a mi adatbázisunkban, a saját, védett számítógépünkön! Így tehát azonnal megjelenik minden módosítás, amit a könyvelõ végzett, és azonnal tiszta képet kapunk gazdasági helyzetünkrõl.

Az ügyviteli szoftver fogalma összefonódott a bonyolult, hónapokon át tartó telepítések, betanítások kötelezõ rituáléjával. A lehetõségekhez mérten a szoftver ebben is könnyít a felhasználókon, beállításait automatikusan importálni lehet a szoftverbe, attól függõen, hogy milyen célra kívánjuk használni. A biztonsági mentés az adatbázis 10%-os méretére tömörített, más programmal nem olvasható fájlt jelent, amely lehet akár idõzített, napi, vagy ún. "On-the-Fly" backup. Ez utóbbinál még arra sincs szükség, hogy a felhasználók megszakítsák munkájukat, a szoftver képes mentést végezni úgy, hogy közben dolgoznak benne. Hardver erõforrás igényét szinte minden mai középkategóriás számítógép teljesíti, cserébe viszont a világ egyik leggyorsabb adatbázis kezelõ mechanizmusát biztosítja számunk-ra, a párhuzamos több szálú elérhetõség, a beépített massive cache, valamint a késleltetett adatbázis szinkronizálás (DDS) alkalmazásával. A szoftver lehetõség szerint kiegészíthetõ HTTP-eléréssel is, így az adatok akár webes böngészõvel is elérhetõek, csak internet kapcsolatra van szükség. Mûködési tisztaságára jellemzõ, hogy csupán saját könyvtárát használja a program fájlok tárolására, semmilyen más helyre, registry-be nem tesz bejegyzést, fájlt. Fejlett naplózási mechanizmusában visszakövethetõek a szoftverben végzett módosítások, felhasználónként megjelölve ki-milyen feladatokat hajtott végre.