E-mail











Címlap

2001-es oldalak

Előfizetés

Hirdetés

Kótya-Vetye feladás

Impresszum



Egy ígéretes év?

xServe, a kiszolgálógép

Titániumabb

Jaguár - QuickTime 6 - iC6

iPhoto 1.1 + tippek

Adobe Roadshow

Szereted az OpenType-ot?

Quark-jövô, Book-O-Matic

10 érv a Photoshop 7 mellett

Menj! Élj! (GoLive 6)

Élj! Mozogj! (Live Motion 2)

Az Adobe és a Péter-elv

Beperelte, az meg viszont

Jön az Acrobat Editor?

MX - a Macromedia jövôképe

Biztonsági rés a Flash 6-ban

Az öreg halász eBookká lesz

A CtP hatása a Heidelbergre

Portable CD RW 24x10x40

Canon W7200 és W7250

Etikett nyomtatás Wordből

FileMaker adatok Excelbe



 


FileMaker adatok Excelbe


Élnek emberek, akik FileMakeren nôttek fel, és élnek olyanok, akik Excelen. Ezenkívül még számos oka lehet, hogy e két népszerű program között adatot szeretnél cserélni. E röpke írás bemutatja, miként mentheted el adataidat FileMakerbôl az Excel számára.

Két útja van annak, hogy az Excel fel tudja dolgozni a FileMaker Pro adatait. (A gondos olvasószerkesztô itt mindjárt közbeszúrja kedvenc történelem tanára azon megjegyzését, hogy mindig legalább három választás van, az egyik - általánosan fogalmazva - az igen, a másik a nem, a harmadik döntés, ha nem döntesz. E gondolat rémképe az az adminisztrátor, akivel az egyik géphez csatlakozó monitorján lévô adatokat gépeltetik be a másik rendszerbe - volt ilyen, humán adatátvitel kódszóra hallgat.) Az Excellel beolvastathatod a FileMaker Pro adatokat egy táblázatba, amit elmentesz, vagy megnyithatod magát a FileMaker Prot Excel X-szel, és a megnyitott állomány már Excel formátumban menthetô el. Mindkét eljárás esetében az Excel FileMaker Import Wizard siet segítségedre. A varázslóban (wizard) kiválaszthatod, mely mezôket szeretnéd a táblázatodban viszontlátni, mi szerint legyenek rendezve a rekordok, és mely rekordok nem érdekelnek. Amikor fájlt importálsz, akkor megadhatod, hogy egyszeri alkalomról van szó, vagy ahányszor megnyitod a táblázatod, minden egyes alkalommal frissítôdjenek az adatok.

Miért jó a kétféle adatátemelési mód, mi a különbség a kettô között? A döntô szempont, hogy milyen gyakran szeretnéd frissíteni az adatokat. Jellemzô példával élve, a vevôk listája az üzletkötôknél FileMakeres adatbázisban van, de a marketingrész az elôrejelzésekhez és kimutatásokhoz Excelt használ. Ahhoz, hogy vállalati szintű akciókat tervezzenek, amelybôl nem marad ki egyetlen potenciális vevô sem, a FileMaker-es adatok gyakori feldolgozása szükséges. Az eseti elemzés lehet példa arra, amikor nem valószínű, hogy még egyszer az életben szükség lesz a FileMaker-es adatokra.

Az adatok kinyeréséhez, frissítéséhez szükséges, hogy a gépen mindkét program meglegyen, az Excel esetében ez hangsúlyozottan az X verzió.

Importálás

  1. Indítsd el az Excelt!
  2. A Data/Adat menübôl válaszd ki a Get External Data / Külsô Adat Beolvasása menüpont Import from FileMaker Pro / FileMaker adatok importálása parancsot!
  3. A Choose a Database / Válassz adatbázis utasítás után meg kell keresni a kívánatos adatokat rejtô FileMaker állományt. Ha megvan, akkor elindul a FileMaker, és a képernyôt betölti a FileMaker Import Wizard / Adatkiadó Varázsló párbeszéd ablaka.
  4. Válaszd ki az Excelbe kimentendô mezôidet! Ha ekkor a Finishre klikkelsz, akkor kész is vagy, ha valamilyen szempont szerint meg akarod válogatni, szűrni a rekordokat, akkor kattints a Nextre!


Az ábra magyarázata:
  • Válaszd ki a kiolvasandó FileMaker fájlt!
  • Jelöld meg a kívánatos mezôket!
  • Ezek a mezôk fognak bekerülni az Excel táblázatba.
  • A Mezôk sorrendjét ezekkel a gombokkal módosíthatod.
Akkor érdemes az adatokat megszűrni, ha FileMakerben tetemes mennyiségű olyan rekord van, amelyre biztosan nem lesz szükséged Excelben, vagy adott rekordokat nem akarsz Excelbe kimenteni. Például az Almalap FileMaker-es adatbázisából szeretnénk Excelbe átemelni a budapesti elôfizetôket további feldolgozásra, ekkor azon rekordokat fogom kiválasztani, amelyeknél az irányítószámot tartalmazó mezô értéke 2000-nél kisebb (Szentendre épp lecsúszik). Természetesen lehet szofisztikáltabb szűrést is végezni, ha azokra vagyok kíváncsi, akik legalább öt éve elôfizetôink, már vásároltak az Almaboltból, Budapesten élô férfi vagy Kelet-Magyarországon élô nô (ez példa, nincs értelme).



  1. Kattints a Finishre!
  2. Mivel az adatokat a Get External Data parancs kiadásával szerzed meg, ezért megadhatod, hogy az éppen nyitva felejtett vagy tudatosan megnyitott táblázatba szeretnéd az adatokat bezúdítani, vagy egy új táblát nyisson az Excel. Ekkor dönthetsz arról is, hogy szeretnéd-e használni az Excel List Managerét (errôl késôbb), és kívánod-e a fentebb említett rendszeres adatfrissítést.
  3. Ha elvégezted a beállításokat, akkor a Returning External Data to Microsoft Excel párbeszéd ablakát okézd le. A gép felpörög, az alkotó hátradôl és figyel. Az Excel alján kúszó csík mutatja, hogy halad a projekt, az Excel bôszen turkál és válogat a FileMaker adatai között.

    Amennyiben a Refresh data on file open / adatfrissítés fájl megnyitásakor bejelölted az opciót, úgy az Excel minden alkalommal, amikor megnyitod a fájlt, újra elvégzi az adatok felolvasását. A frissítés teljes újraolvasást jelent, nem pedig a változások átvezetését. Az eredmény táblázat formázásai is üzembiztosan vesznek kárba.



  4. Ha vágytál a List Managerre, akkor az adatok beolvasása után megjelenik, a beolvasott adatokat keretbe foglalja, a felsô sorban látható mezônevek mellett legördülô menüre utaló nyilakat látsz. Én azért elôször mentenék, biztos ami biztos. A Save as parancs Options gombjára klikkelve beállíthatod, hogy biztonsági másolat készüljön-e (általános vélemény: igen), illetve milyen jelszavas védelmet szánsz az Excel fájlnak.



Megnyitás

A fent leírt módszerhez képest egyszerűbb a FileMaker állomány direkt exceles megnyitása. Természetesen valamit valamiért, nem állítható be az adatfrissítés. Az Excel Open parancsát  kiadva kiválasztod a megfelelô FileMaker állományt, majd a fentebb ismertetett párbeszédablakban megadod, mely mezôkre vágysz. Aki ehhez is lusta - a jó felhasználó igyekszik minél hatékonyabb lenni, ezt neveztem volt most gonosz módon lustának -, az a FileMaker adatbázis ikonját húzza rá az Excelére. Elindul az Excel, meghívja a FileMaker Prot, ez utóbbiban életre kel az Import Wizard (ez amolyan számítógépesített mese, erre ráböktem, mire az bekapcsolt, ezt lefuttatta, azt aktiválta, ez elküldte, az kinyomtatta, ez feltöltötte, az lejátszotta, én meg újrainstalláltam, és legközelebb cédulára írom fel a telefonszámod).

Ennyi.

Finomítások
A FileMakerben számolt mezôk végértéke kerül át az Excelbe, a képlet nem. Az Excelt hidegen hagyja a FileMaker kínálta rekordsorrend, Excelben újra sorba kell rendezned a rekordokat. Az Excel kapacitása 65 536 sor, ebbôl egy a fejlécé, tehát 65 535 rekordot képes beolvasni, egy rekord nem tartalmazhat 256 mezônél többet. Egy Excel cellába 32 767 karakter fér, a többi elvész.

Alapfokú ki-kicsoda az adatbázisban. Az adatbázis rekordokból áll. A rekordok mezôkbôl. Egy adatbázisban a rekordoknak azonos típusú mezôi vannak. Példa az elektronikus névjegykártya-gyűjtemény. A kollekció maga az adatbázis. A kártyák a rekordok. Mindegyiken - elv - van név, cégnév, cím, telefonszám, faxszám, e-mail. Ezek a mezôk. A mezôknek lehet típusuk: szöveges, csak számot tartalmaz. Az adatbázis elemeinek valamilyen kritériumnak (budapestiek) megfelelô leválogatását szűrésnek (filter) nevezik. (Azért most ne rohanj adatbázisból levizsgázni!)

Jó tanács kezdô adatbázis építônek! Érdemes az adatot annyi mezôre szétbontani, amennyire csak lehetséges. A programok inkább segítik a mezôk összefésülését, mint egyetlen mezô széthasítását többre. Jellemzôen a címet érdemes ország, irányítószám, város, utca, házszám és egyébre szétbontani. Dicséretes ötlet, ha elôre átgondolod, milyen eredményeket szeretnél majd kinyerni az adatbázisból, hátha egy plusz mezô felvételével jelentôsen megkönnyíted késôbbi munkádat. Elôzô esetben, ha megyénként szeretnél összesíteni, akkor talán egyszerűbb egy megyemezô használata - amelyet a címzésnél nem fogsz figyelembe venni.



A lap tetejére