Hirdetés

Számokba fojtva - Numbers


Peter Greenaway filmjei nem tartoznak a legtöbb nézőt vonzók közé, de saját rajongó táborral bírnak. Művei több rétegűek, az elbeszélt történet mellett, amúgy, a nézők szórakoztatása végett, rejtett történetek, utalások burjánzanak, máskor pedig játékokat rejt el a szerző. Egyik filmjében egytől százig - de lehet, hogy tovább -, sorra feltűnnek a számok emelkedő számsorrendben, kezdve mindjárt a filmbefutó fordított egy, kettő, három, négy és öt számozásával. Annyira remek játék megtalálni a számokat és ugyanakkor oly nehéz is, hogy hétszer kellett megnézni papírral és ceruzával felfegyverkezve a filmet, hogy az összes számoz levadásszuk. A film címe Számokba fojtva - Goole by Number - volt. Az Apple rendezte Numbers viszont épp a számok fojtása alól szabadít fel, ez első és legfontosabb érzésünk. Az iWork harmadik elemévé vált Numbers az Apple számolótábla - spreadsheet - programja. Az Apple bátran ollózott a meglévő táblázatkezelőkből. A legfőbb forrás a Microsoft piacvezető Excelje volt, óhatatlanul is e, a piac 90 százalékát birtokló - programhoz mérjük majd a Numbers tudását. Az ollózás az Apple esetében nem agyatlan másolást jelentett, hanem átgondolt átemelést. Az iWork célja az otthoni munka támogatása, a kis irodák igényének kielégítése.

A Numbers legfontosabb felismerése is az, hogy ezeken a helyeken önálló táblázatkezelő programra nincs szükség, az elkészített táblázatokat szinte mindig - sokkal többször igen, mint nem - szövegbe, prezentációba ágyazzuk. A Numbers ezért inkább speciális program, mondhatnánk táblázat tudásra gyúrt Pages. A Numbers dokumentum alapja nem táblázat, hanem egy üres papír, amire táblázatokat, szövegeket, grafikákat és minden más csudát helyezhetünk el.


1. NUMBERS ALAPOK
A Numbers megértéséhez nézzük meg, milyen táblázat elemek léteznek a programban! Az Excelből jöttek számára ez némi átértelmezést jelent majd, de messze nem vészest. A Numbersben papír oldalak a legnagyobb egységek, amíg az Excelben ez a fájl volt. Az Excel fájl számos táblázatot tartalmazhatott - ezek voltak alul a fülecskék jelölte elemek -, a Numbers esetén a táblázatok a Numbers papírjára behelyezett önálló, de egymásra hivatkozni képes, összefüggő táblázatok, kockás rácshálók. Az Excelben az alsó fülecskéken lehetett a táblázatoknak nevet adni, a Numbersben erre több megoldás létezik. A legegyszerűbb a Numbers/Sheets mezőben megtennünk ezt, ez az ablak a Numbers bal oldalán az ikon sorok alatt található. Itt oldalanként tagolva látjuk a dokumentumunkat, minden oldal alatt felsorolja a program az oldalon található táblázatokat is.

Bármelyik nevet kiválasztva a Numbers kijelöli a hozzá tartozó táblázatot. Duplán kattintva a névre, azt át is írhatjuk. A táblázat nevek el is rejthetők - pontosabban a Numbers/ Sheets listán mindig láthatóak -, de a dokumentumon nem kell feltétlenül megjelenniük.

Ha egy táblázat nevét nem szeretnénk a dokumentumban látni, akkor válasszuk ki a táblázatot, és a második ikonsoron a legutolsó kis ikonra kattintsunk - ez a Name. A kipipált név látható, a kiválasztatlan pedig nem.

A második ikonsort helyzetérzékeny ikonsornak nevezzük, mert tartalma aszerint változik, hogy melyik elemet jelöltük ki. Nyissuk meg a Personal Budget sablont (File > New from Template Chooser > Personal Budget)! Válasszuk ki az egyik táblázatot, aztán valamelyik számot tartalmazó mezőt, jelöljük ki a grafikon vagy az oldal tetején lévő Personal Budget sort! A második ikon sor rendre azokat az utasításokat mutatja, amelyek kiadhatók az adott elemmel kapcsolatban.

Ennél persze több parancsot is ki lehet adni, de az ikonsor a leggyakrabban használtakat rendre felkínálja. A helyzetérzékeny ikonsor nem csak a Numbersben, hanem a Pagesben is megtalálható.

Végül, ahogy az Excel, úgy a Numbers is cellának nevezi a legkisebb táblázat részt - a cellákban zárjuk be a gonosz számokat, szövegeket. A cellák összevonhatók, szétválaszthatók mindkét programban. Az Excelben némi tudás kell a fejléc és lábléc sorok kezeléséhez - header és footer az angol név -, ahogy a baloldali oszlop rögzítése sem az első lecke anyaga (Freeze Pane parancs).

A Numbers kapcsán az Apple felismerte, hogy az emberek - ki érti miért - szeretnek a táblázatnak címsort adni, illetve a táblázat alján rendszerint valami összegzés, kimutatás áll, tehát az első és az utolsó sor kiemelt szerepű. Hasonló a helyzet a bal oldali oszloppal is. Ez a három terület egyszerűen táblázathoz adható, elvehető, külön formázható.

A Gonosz Almalap nem teljesen érti a negyedik terület, a jobb szélső oszlop kihagyásának okát. Sokan fognak panaszkodni amiatt, hogy a kiemelt területek csupán cella vastagságúak, nem lehet két soros címe egy táblázatnak. A magyarázat talán az, hogy a Numbers az amatőrök, a felhasználó-felhasználók programja, amely annyira egyszerű, amennyire lehet ahhoz, hogy a munkák jelentős részét használatával el lehessen végezni.

Másképp mondva, akinek két soros cím kell egy táblázathoz, az vagy bűvészkedjen egy kicsit a Numbersszel, vagy váltson más táblázatkezelő programra. És végül elmondjuk, mi a különbség az adatbázis-kezelő program (például AddressBook, FileMaker) és a táblázatkezelő alkalmazás (például Numbers, Excel) között. A táblázatkezelő elsősorban számolások elvégzésére szánják, bár képes némi adatbázis kezelő feladatot ellátni, az adatbázis kezelő programok célja pedig adatbázisok kezelése, de képesek némi számítási feladatot elvégezni. A két programtípus között persze sok az átjárás, és pár száz adat esetén nem is érezzük, hogy nem a cél-alkalmazásban dolgoznánk.


2. ÍR-OLVAS
Az irodákat - még - uralja a Microsoft Office, így bármelyik cég is mutat be nagyon drága, alig pénzbe kerülő, ingyenes konkurens alkalmazást - esetleg fizet is használatáért -, a második kérdés biztos az, hogy az adatokat írja-e, olvassa-e az Office, a Numbers esetén az Excel.

A hivatalos Numbers felhasználói kézikönyv szerint, amelyet az Apple szájtjáról lehet némi keresés után letölteni, a Numbers olvassa az Excel és AppleWorks 6 doksikat. Szintén feldolgozza a CSV (comma separated value - vesszővel tagolt) fájlokat és az Open Financial Exchange (OFX) formátumot.

A vicces kézikönyv egyébként megjegyzi, hogyha sikertelen a beolvasási kísérlet, akkor próbáljuk meg az anyagot olyan formátumúvá menteni, amit a Numbers ismer. Menteni lehet PDF-be, XLS és CSV formátumba. A PDF esetén három minőséget kínál a Numbers - Good, Better és Best -, de ezek milyenségéről semmit sem árul el hasonlóan az iWork korábbi verziójának hasonló megnevezéséhez. A Jó, Jobb és Legjobb persze a felhasználófelhasználó számára irányt ad, bár szerintünk a webre optimalizált vagy a nyomtatásra alkalmas sokkal találóbb megnevezés lenne. Maga a PDF mentés nem egy nagy találmány, hiszen a Print paranccsal bármely Mac OS X alkalmazásból generálhatunk PDF állományt, ha PDF-be nyomtatunk (Save as PDF).

Az elmélet próbája a gyakorlat, ahogy pudingé az evés. Az Almalap házi-tesztjében megnyitottuk a Numbers kilenc sablonját (Budget, Loan Comparison, Mortgage, Comparison, Dinner Party, Financials, Grade Book, Return on Investment és School Savings), elmentettük őket a három lehetséges formátumba. Majd megnyitottuk a csv és xml állományokat Excellel Macen és Windowson. Érzelmeink vegyesek.

A Numbers mentés után jelezte, hogy néhány elem mentése számára gondot okozott. Ilyen elem a táblázat Numbers-ös neve, a Numbers-ös fejlécek, láblécek konvertálása. Kevésbé zavaró, hogy a Numbers dokumentumba helyezett formázott szövegek - betűméret, lista és egyéb nyalánkságok - sem mennek át Excelbe, ez ugyanis inkább csoda lett volna. Amennyire szomorú, hogy a Numbers néhány elemet nem képes Excelesíteni, annyira pozitív, hogy ezek már a mentés után - de miért nem előtte, gonoszkodhatnánk - kiderülnek, ha megtekintjük a hibákat nevesítő táblázatot.

Bármelyik állományt is nyitottuk meg Excelben, az első oldal láttán megállapítottuk, az Apple programozói vért izzadtak, hogy a Numbers használók ne váltsanak azonnal át- vagy vissza Excelre. Az első oldal ugyanis a többi sheet tartalomjegyzéke, mint tartalomjegyzék szépen megalkotott, logikus és áttekinthető. Külön sorolja fel a táblázatokat (lásd mi a különbség az Excel és a Numbers táblázat értelmezésében), a grafikonokat és a többi elemet, szöveget. A következő sheetek, fülecskék, tartalmazzák a táblázatokat, a sablonok esetén elmondhatjuk, hogy a táblázat formázás szinte hibátlanul jött át - ehhez persze az is kellett, hogy ugyanazon a gépen nyitottuk meg az Excelt, mint a Numberst. Hibátlanok a képletek, a hivatkozások - Excelben ezek a fülek közti hivatkozásokká alakultak.

Összefoglalva azt kell mondanunk, hogy amennyire lehetséges, az Apple megoldotta a feladatot. Azért azt javasoljuk, hogy aki Exceles tovább használatra készít Numbers állományt, az igyekezzen minél kevesebb kiadványszerkesztési funkcióval élni, illetve mihamarabb tesztelje le, hogy miként fest az átadandó munka Excelben. Ami fontos, hogy a számolások átkerülnek, a képletek átkerülnek és gyakorlatilag a formázás sem vész el.

Windows esetén természetesen kicsit göröngyösebb az út. Az Excel persze ott is megnyitja az xls állományt. Ám ha magyar Excelt használunk, akkor a tartalomjegyzék az első oldalon nem működik, mert az angol-magyar Excel konverzió szinte mindenre kiterjed - függvénynevek, kulcsszavak, ... - kivéve az oszlop nevezésekre, illetve az abszolut-relativ hivatkozásra.

Az angol Excel az R1C1 - row és column - megnevezést használja, a magyar Excel pedig az S1O1 - sor és oszlop - hivatkozással dolgozik. Ez egyben a relatív hivatkozási forma is, az A1 típusú az abszolút hivatkozás.

A Numbers ez utóbbit használja, amikor a tartalomjegyzék hivatkozásait állítja elő. Ha olyan gépen nyitnánk meg Excelben a Numbersből mentett anyagot, amelyikben relatív hivatkozás van beállítva, ott a linkek nem működnek. Az csak az Excel szépsége, hogy az R1C1 hivatkozást sem fordítja le S1O1-re. Szerencsére a belső hivatkozásoknál - képleteknél - a Numbers nevesítetten hivatkozik más táblák más celláira, így ezzel nincs gond.


A vissza teszt
Nem voltuk restek, és vidáman megnyitottuk az Apple hazai képviseletének utolsó árlistáját, ami csöppnyi 5,1MB-os Excel állomány 12 sheet-tel. A Numbers a fájlt panasz nélkül megnyitotta, létrehozott 12 oldalt, amire megpróbálta a combos árlistát ráhelyezni. Ahogy mentéskor, úgy nyitáskor ismét kaptunk egy hibalistát. Ennek léte jó, az, hogy nem üres, szomorú.



A listán pillantva azonban kiderült, hogy három hiba a nyomtatási területtel kapcsolatos - az Excelben kijelölt Print Area értelmezése nem sikerült a Numbersnek. További hibát okozott két spéci számformátum megadása - ez sem nagy kaland, mivel a számok, nem a megjelenésük a fontosabb. És végül, a táblázat olyan betűcsaládot használt, amely nincs fent a Numberst tesztelő gépen. Ezt a hibát kiválasztva egy legördülő menüben megadhatjuk a helyettesítő betűt - a hiba ezzel el is tűnik, mert megszűnt az lenni.

A Belkin 95 soros táblázatának az a szépsége, hogy az F oszlopban cellányi méretűre zsugorítva ott láthatjuk a termékek képét. (A viszonteladó innen találhatja ki, hogy a "Belkin Clear Acrylic and Brushed-Metal Case for 5G iPod, Blue" miként nézhet ki.) És lőn csoda, Numbersben minden kép - negyvenöt darab - a helyén maradt. Szép! Hasonló volt a helyzet a Griffin, LaCie és más termékek esetén is. Átjöttek a cella-színezések, kiemelések.

Örömünkben el is mentettük az árlistát Numbersben - fájlkiterjesztés a találó .numbers - az ide 5.1MB 7.2MB-ra duzzadt. Jegyezzük meg, ebben az Excel- fájlban nem volt számolás, semmi extra. Ezért még egy fájlt nyitottunk meg. Az állomány a Travian nevű játékszenvedélyünk terméke, amely hét sheetből áll, kemény kereszthivatkozásokkal, számolásokkal. Az utolsó oldal pedig igazi kockás- papír térkép színkóddal, hasonlóval. A megnyitás utáni hibalista ismét nem ismert számformátumról szólt - ezeket a Numbers minden érintett cella sarkába biggyesztett kik kék háromszöggel jelzi, a jel számformátum megadása után eltűnik -, illetve ebből az állományból is kikerült az automatikus sorbarendezési funkció, ez az Exceles AutoSort parancs utódmánya.

A számolások kapcsán már akadtak hibák. A Numbers nem tudott időket összeadni, két percet nem volt képes másfél órával összegezni - az ilyen hibára a cella közepére tett 2x2 pixeles piros háromszög hívja fel a figyelmünket. Némi nézelődés után megállapíthattuk, hogy az időkkel kapcsolatos művelet nem erőssége a Numbersnek, képtelen egy idő felét kiszámolni - osztás kettővel. Ráadásul a táblázat komoly számolással sújtott volt, ám az Excelhez képest a Numbersnek a cellák újraszámolása háromszor annyi időt vett igénybe - igen, átléptük a megcélzott felhasználói szintet.

Kiderült, mi okozza a számformátum hibát. Az Excelben meghatározhatunk 0 értékhez tartozó számformátumot is - például 0 esetén ne írjon semmit sem a cellába a program -, a Numbers ilyet nem ismer.

Elismerendő, hogy a használt kereső függvények - Vlookup és Hlookup - hibátlanul átkonvertálódtak Numbersbe.
A harmadik kísérlet grafikon oldal beolvasása volt. A tesztelt grafikon plot-chart volt, ezen (x, y) értékpárokat ábrázolnak. A Numbers átskálázta a grafikont - a tengelyek nem nulla értéknél metszették egymást -, a piros színű jelölést narancssárgává színezte (semmi politikai felhang!) és végül átlátszóvá vált a grafikon környezete.

Az Excel külön objektumként kezeli a grafikont tartalmazó téglalapot - ez lett átlátszó, de a chart, azaz maga az értéktartományt jelentő rész, az maradt fehér, ahogy megadtuk. Összegezve: Numbersből Excelbe négyes, Excelből Numbersbe hármas az iskolai osztályzat - ám ennél tragikusabb eredményre készültünk. A legfontosabb, hogy a számolások, képletek átmennek kontra A1-R1C1-S1O1.


3. MENTÉS AUTOMATIKUSAN
Minden rávezetés nélkül erősen ajánljuk, hogy a Numbers > Preferencesben a "Back up previous version when saving." opciót bejelöljük mihamarabb. Ezzel mindig lesz egy eggyel korábbi mentésünk, ha bármi miatt elszállna a doksink vagy a Numbers - a Mac ugye soha nem fog -, akkor ne kelljen a görögökig visszamennünk.


4. SPOTLIGH SEGÍTÉS
A Spotlight a Tigris és az eljövő Leopárd fantasztikus keresője, amely folyamatosan figyeli a merevlemezünket, jegyzi a változásokat, hogy amikor keresünk egy anyagot, akkor azt mihamarabb elébünk tárhassa. A keresés kiterjed a fájl neveken túlra is, például kiemelt szerepet kapnak a kulcsszavak. A Numbers állományok is elláthatók a keresést megkönnyítő kulcsszavakkal, érdemes már most, a program használatának hajnalán rászoknunk a megfelelő rubrika kitöltésére, hogy később ősz hajszálaink helyett a gyors keresési eredménynek örvendjünk.

A dolog roppant egyszerű, szólítsuk a Numbers Inspectorát - ha nem lenne látható, kattintsunk az ikonsor vége felé lévő kék alapon fehér i betűt mutató ikonra. Az Inspector összetett palettájáról az első ikonra kattintva a Dokumentum jellemzőit állíthatjuk be. A Keywords mezőbe soroljuk fel azokat a szavakat, amelyek Spotlightba írása után szeretnénk erre a Numbers állományra rátalálni. Ennyi.


5. DOKUMENTUM ÁTSZABÁS
Aki már dolgozott táblázatkezelő programmal, az ismeri azt a kínos érzést, amikor már újabb és újabb sorok beszúrásával sem lehet kezelhetővé formázni a táblázatot, ekkor jön a "na kezdjünk mindent előröl". A Numbers esetén a táblázatok és oldalak szétválasztása lehetővé teszi, hogy ne kelljen mindent előröl kezdeni, ehhez persze nem árt némi logikus adatfelépítés.

Javasoljuk, hogy csak azok az adatok kerüljenek egy táblázatba, amelyek tényleg együtt kell, hogy legyenek. Ha megnézzük a sablonokat, számos példát látunk arra - Budget vagy Dinner party -, hogy miként érdemes az adatokat szeparálni.

Ha elkezd nőni a költségvetés, vagy elszabadul a party, akkor nem jelent gondot, hogy új oldalakat szúrjunk be - az ikonsor második ikonjára kattintva -, vagy táblázatokat helyezzünk át.

A Sheets - baloldali hasáb - mutatja a dokumentum oldalait, az egyes oldalakon lévő táblázatokat, grafikonokat. Itt kijelölhetjük és egérrel áthúzhatjuk bármelyiket másik oldalra, a hivatkozások nem vesznek el, azok kezelése, átírása a Numbers dolga. Egy oldalon belüli sorrendet is felcserélhetjük, ennek hatását eddig nem fedeztük fel.


6. ÚJRA FELHASZNÁLHATÓ TÁBLÁZAT
Megesik, hogy egy táblázat annyira jól sikerült, hogy szeretnénk többször felhasználni - például a havi útnyilvántartás elkészítéséhez. Ahelyett, hogy mindig mentenénk, átneveznénk, mentenénk, mennyivel egyszerűbb lenne, ha sablonná tehetnénk az útnyilvántartást, így megvédve az eredetit az akaratlan módosítástól, felülírástól.

Nem említettük volna mindezt, ha a Numbers nem lenne rá képes. Mikor tökéletesnek tűnik egy táblázat - nem oldal, hanem táblázat -, akkor azt elmenthetjük sablonként (Format > Advances > Capture Table ...), de csak az adott dokumentumba. Ez főleg a formázás, cizellálás szépségének átadhatóságát jelenti így, noha cellaösszevonásokat és cella értékeket, képleteket is előre definiálhatunk.

Természetesen amennyiben a dokumentumunkat is sablonként mentjük el, akkor - ezzel a sablonnal - a táblázat is többször felhasználhatóvá válik. Egy jól összeszedett táblázat lehet például Macintosh gépek paramétereit felsoroló táblázat: ahány gép, annyi tábla.


7. CHECKBOX? EZ PIPA!
Ami nincs az Excelben! - kezdhetnénk ezzel a felkiáltással a Numbers checkbox ismertetését. A The Economist egyik szerkesztőségi írásában olvastuk - mert az Almalap honosította a cikket -, az Apple egyik nagy előnye, hogy nem fél tanulni másoktól (Antialmásan: lenyúlni), másfelől erőssége a használhatóságra figyelés. A checkbox épp ilyen. Amikor táblázatkezelővel valamiért mégis adatokat kezelünk, akkor gyakori, hogy egyes adatokat adott esetben szeretnénk figyelembe venni, máskor meg nem.

Excelben ezt ilyen-olyan ravaszdi módon kell megoldani, ezt vették észre az Apple-nél. A checkbox elhelyezése egy cellában nem feladat. Nyissunk meg egy Numbers dokumentumot - a Blank talán a legjobb tesztelésre. A B2 cellába kattintsunk az egérrel - jelöljük ki azt. A helyzet-érzékeny ikonsorról válasszuk ki a kis pipa ikont - vagy az Inspector ikon során kijelölve a cella ikont (kis 42 jelű) a Cell Format legördülő menüből válasszuk ki a Checkboxot. Az Inspectorban még megadhatnánk több paramétert is, ezek egy részéről még szólunk, de tág teret hagyunk a program önálló megismerésének is. A B3 cellába írjuk be az "=B2" kifejezést. Ennek értéke False, azaz hamis lesz. Ha bekattintjuk a checkboxot, akkor az érték igazra, True-ra vált.


8. KIS LÉPÉS - NAGY LÉPÉS
"Kis lépés nekem, nagy ugrás az emberiségnek" - mondta a Holdra elsőként huppanó Neil Armstrong. Érzéseink hasonlóak, bár kisebb léptűek, pontosabban pontosan megadható léptűek. Készítettünk már olyan táblázatot, amiben azt számoltuk, hogyha lenne tízezer forintunk a takarékban, akkor mennyi kamatot kapnánk.

Aztán érdekelt ez 20-, 30 ezer forintokra, és más összegekre. Ehhez Excelben az adott összeget mindig be kellett írni az adott cellába. Még macerásabb volt, ha a kamat láb is változhatott tizedpontonként.

(Excelben persze lehet erre kétváltozós táblázatot készíteni - mondják a tudorok.) Numbersben egy cella értéke lépésenként változóvá tehető. Jelöljük ki a B4 cellát egy üres táblázatban, és az Inspector > Cell > Cell Format legördülő menüből válasszuk ki a Stepper- t. Az Inspector további adatokat vár tőlünk. Meg kell adni a legkisebb és legnagyobb értéket, amit a cella felvehet, és meg kell határoznunk a lépésközt, amennyivel a cella értéke kattintásonként változik.

A cella jobb szélén apró fel-le nyíl pár jelenik meg, ezekre kattintva a beállításunknak megfelelően változik a cella értéke. Zseniális.
Ugyan ezt az eredményt érjük el, ha a cella típusát Slidernek - csúszkának - választjuk. Ekkor nem két nyilacskával módosíthatjuk a cella értékét, hanem a cella mellett vagy alatt megjelenő csúszkával.

A cella értékének módosítása természetesen a Numberst a dokumentum értékeinek újraszámolására kényszeríti.
Egy cella típusa oda-vissza változtatható Slider vagy Stepperből, ha számot tárultunk benne, akkor a hivatkozó képletek sem vesznek el. Ha egy képletet tartalmazó cellát teszünk Stepper vagy Sliderré, akkor a Numbers hang nélkül elveszti a cellában tárolt képletet.


9. FELBUKKAN A POP-UP
Amikor egy cella tartalma nem számtani sorozatra épül, amelyet Stepperrel vagy Sliderrel adhatunk meg, de szeretnénk behatárolni, mely értékeket veheti fel, akkor jól jön a Pop-up típus. Ez nem más, mint a közismert legördülő menü, amelynek lehetséges értékeit az Inspector > Cell párbeszédablakában adhatjuk meg.
A Slider, Stepper és Pop-up nagyon hasznos, amikor egy számolást tesztelünk, a bemenő értékek változtatása miként hathat a végeredményre. Ha elfelejtenénk, hogy a Numbers nem az Excel vetélytársának készült, hanem a felhasználó-felhasználók számára, akkor panaszkodhatnánk, hogy a három cella típus paraméterei nem állíthatók, hanem fixen előre megadandók. De nem felejtünk - de ellentétben a Bourbonokkal -, tanulunk.


10. FIGYELŐ
Táblázatkezelővel bajlódó ember nagy táblázatok kezelésénél külön területet hoz létre, ahol gyűjti a sok száz cellás számolás eredményét, illetve ide kerülnek azok a jelzések, amelyek mutatják, ha valamelyik adat kritikus értéket vesz fel. Például előnytelen, ha egy munkafolyamat időket és időpontokat tervező táblázatban negatív idő jelenik meg valamely munkafolyamat elvégzésére. Ez ugyan matematikailag lehetséges, csupán életszerűtlen. Excelben a fent jelzett módon igyekeznek a rutinos táblabűvészek megjeleníteni az ilyen hibákat.

Numbersben ez egyszerűbb. Bármely táblázat bármely cellájához rendelhetünk értéktől függő figyelem felhívó színezést. Jelöljük ki a kritikus cellát vagy cellákat. Az Inspector > Cella párbeszédablakában a Conditional Format kiválasztása után megadhatjuk a jelezni kívánt feltételt - a cella értéke kisebb, nagyobb vagy egyenlő egy adott értékkel, majd azt, hogy az adott feltétel teljesülése esetén milyen színre váltson a cella háttere és milyen színű legyen a cellába írt szöveg vagy szám. Egy cellához több feltétel is megadható, a Numbers nem figyel az egymást ütő feltételekre.

Lássuk! Nyissuk meg a Grade Book sablont. A megjegyzés sárga felhőjéből kicsapó nyíl is egy feltétel miatt elszíneződött mezőre mutat, válasszuk ki mi is a D12-es mezőt, amelynek értéke 54%. Aki a piros háromszögre kattintott, az egyből látja is a feltételt, amely megjeleníthető az Inspector > Cell > Show Rules gombra kattintva is. Látjuk, az a feltétel, hogy a cella szövege legyen piros, ha a cella értéke kisebb, mint 0,6, azaz 60%.


11. FEJSZÁMOLÁS
Ha nem is fejben, de gyorsan fogunk számolni. Az Apple mérnökei felismerték, hogy a leggyakrabban használt táblázatfüggvény az összegzés (Sum), az átlagszámolás (Avg), a minimum (Min) és maximum (Max) érték keresés illetve az értéket tartalmazó mezők megszámolása (Count - zárójelben a rövidített függvénynevek).

Kettő vagy több cellát kijelölve a Numbers a bal hasáb alján kiszámolja ezt az öt függvényt. Nyissuk meg a Mortgage Calculator sablont, jelöljük ki a Possible payment táblázat B2:F6 cella tartományát. A Numbers azonnal mutatja, hogy a cellákba írt számok összeg 94947, a legkisebb szám 3268. Nagyon elrettentő és nagyon rossz tapasztalatunk okán legszívesebben a neten ordítást jelentő nagy betűkkel írnánk a következőt. Az itt, balra lent kiszámolt érték csak segítség. A táblázatba tilos - lehet, de műveletlenséget tükröz - begépelni innen a számértéket, a táblázatba az összegzéshez, átlagszámoláshoz kötelező függvényt, képletet használni. Uff!

A Count esetén figyeljünk arra, hogy az üres mezőket nem számolja. Ha kitöröljük a megnyitott Mortgage egyik mezőjét, és úgy jelöljük ki újra a B2:F6 tartományt, akkor a Count értéke csak 24 lesz.


12. GYORS KÉPLET
Az említett öt függvény, képlet - amely a Numbers bal alsó sarkában mindig látható - a leggyakrabban használt függvény, így az Apple kiemelte, hogy gyorsan lehessen őket táblázatba illeszteni. Álljunk arra a cellára, amelybe a függvényt szánjuk, és a felső, állandó ikonsoron kattintsunk a Summa ikonra - erre talán a legfanatikusabb matekgyűlölők is emlékeznek, ha nem, alatta ott a Function felirat (a Gonosz Almalap szerint a fanatikus matek és angol gyűlölők ne akarjanak Numberst használni).

A képlet bevitel annyira gyors, hogy a paramétereket megadni sincs módunk - a Numbers önállóan kitalálja, hogy melyik cella értékeket (ezek a paraméterek) szeretnénk megfüggvényelni. Később persze a szokott módon átírhatók a paraméterek. Az öt függvény egyébként hat, mert társul hozzájuk a Product, amely a kijelölt cellák értékét összeszorozza. A Summa ikon utolsó opcióját kiválasztva jutunk hozzá a többi függvényhez.


13. ELAKADÁS-JELZŐ HÁROMSZÖG
Normál nézetben alig 2x2 pixeles piros piszok, felnagyítva vörös háromszögben fehér felkiáltó jel foglalja el a cella közepét akkor, ha a Numbers megakad a számolással. A kis vörös bigyóra kattintva elolvashatjuk a hibaüzenetet - ez néha hajaz a Microsoftéra hasznosságát tekintve.

Mit is kezdjünk azzal, hogy az adott cella nem lehet az adott függvény paramétere? Ez igaz, de miért? Hol? Ki? Hozzunk létre egy klasszikus táblázatkezelő hibát! Vegyünk elő egy üres táblázatot, a B2 cellába írjunk be 10-t! A B3 cella értéke legyen "=B2". A B3 értékét másoljuk lefelé, majd a B2 értéke legyen a legalsó cellával egyenlő - azaz körbe hivatkozunk.

Ez bizony hiba, azonnal az összes érintett cella piros elakadás-jelző háromszögre vált. Rákattintva bármelyik háromszögre kapjuk a fenti üzenetet - a "körhivatkozás", esetleg az érintett hibás cellák jelölése növelné a felhasználóbarátság érzetét.


14. ADDRESS BOOK
A Numbers - bizonyos szűkítésekkel - képes átvenni az AddressBookunkban tárolt adatokat a Numbersbe. A szűkítések pontos listáját, azaz melyik mezőket nem emelhetünk át, ennek a cikknek az elején hivatkozással megadott kézikönyv sorolja fel, de a lista megtalálható a Numbers Helpjében is.

Az adatok áthívásakor fontos, hogy az Apple által előírt neveket használjuk oszlopnevekként - a Numbers Helpje ebben is hibátlan útmutató. A módszer egyébként nem bonyolult, az előkészített táblázatba átvonszoljuk az AddressBookban kijelölt neveket, áldozatainkat. Amennyiben gyakran teszünk ilyet, érdemes az AddressBook adatokat befogadó táblázatot sablonná alakítanunk.

Igazéból nem értjük, hogy az Apple, ha már módot teremtett az AddressBook elemek átvételére, akkor miért nem teszi ezt egy édi-bédi, nagyon ügyi varázslóval, hiszen a Numberst az igazi felhasználóknak szánják, és nem a táblázat-guruknak.


15. NUMBERS - IWEB
A Numbers állományok elmentéséről, más formátumba történő átalakításáról már szóltunk, ám akad még egy, elsőre megtévesztő kimenet, ez pedig az iWeb, az Apple minden Macre feltelepített weblap-szerkesztő alkalmazása. Az iWebre két féle módon is átmenthetjük a Numbers állományt. Sőt!

Akár a Send to iWeb > PDF, akár a Send to iWeb > Numbers formátumot választjuk, az iWeben ugyan oda jutunk. Ha már van blogunk vagy podcastunk, az iWeb magától értetődőnek tartja, hogy a Numbers anyagot abba szántuk. Ha még egyikkel sem rendelkeznénk, akkor választhatunk, hogy melyiket szeretnénk, és azt kapjuk, amit választottunk.

Ha PDF-fé alakíttattuk a Numbers állományt, akkor a blogban - hogy a podcastnak mi értelme? elképzelni nem tudjuk - akár olvasható méretűvé nagyíthatjuk a PDF első oldalát. Ha Numbers formátumban adtuk át az iWebnek a doksinkat, akkor az letölthető elemként kerül be e blogba - szép nagy Numbers ikonnak. A netre feltöltött blogot olvasó az ikonra kattintva letöltheti az össze-zippelt Numbers fájlt. Voilá!


Ferenczy Gábor
Almalap
 

A lap tetejére


Szoftveres írásaink